Compliance
bez ręcznej pracy
System raportowania zgodności stworzony dla organizacji, które potrzebują dokładnych danych regulacyjnych - bez wielogodzinnego zbierania informacji z rozproszonych źródeł.
Czego wymaga ten system
Dostęp do danych źródłowych
System integruje się z Twoimi istniejącymi bazami danych, rejestrami ERP lub plikami eksportowymi. Potrzebujemy co najmniej jednego ustrukturyzowanego źródła danych - bez niego automatyzacja nie ma od czego zacząć.
Osoba odpowiedzialna po stronie klienta
Nie wystarczy dostęp techniczny. Ktoś po Twojej stronie musi rozumieć, które dane są istotne regulacyjnie i móc weryfikować wyniki przez pierwsze tygodnie działania systemu.
Określony zakres raportowania
Systemy, które próbują raportować wszystko, zazwyczaj nie raportują niczego dobrze. Przed wdrożeniem ustalamy konkretny zestaw wymogów regulacyjnych, do których system ma się odnosić.
Uczciwa informacja: jeśli Twoje dane źródłowe są chaotyczne lub niespójne, pierwsza faza pracy będzie polegać na ich porządkowaniu - a nie na samej automatyzacji. To normalne i warte zrobienia, ale warto wiedzieć o tym z góry.
Praca jeden na jeden
Kto stoi za tym systemem
vaxirua działa od 2016 roku w obszarze cyfrowej infrastruktury compliance. Nie jesteśmy firmą doradczą ani producentem oprogramowania pudełkowego - działamy bezpośrednio z działami prawnymi, finansowymi i operacyjnymi organizacji, które mają konkretne wymogi sprawozdawcze.
Każde wdrożenie prowadzi dedykowany specjalista, który zna Twój sektor i typ regulacji. Nie ma tu ogólnych szablonów - konfiguracja systemu wynika z Twojego aktualnego procesu raportowania, nie z naszego standardowego modelu.
Pracujemy zdalnie z klientami w całej Polsce, a elastyczność harmonogramu jest częścią tego, jak działamy - nie dodatkiem.
Wzorzec, który opisują klienci
Po kilku miesiącach pracy pojawia się kilka powtarzających się obserwacji. Nie są to opinie o nas - to opisy zmiany, którą ludzie zauważają w swoim własnym procesie.
Czas przygotowania raportu
Najczęściej słyszymy, że to, co wcześniej zajmowało kilka dni zbierania danych z różnych działów, teraz dzieje się automatycznie przed porannym spotkaniem. Nie jest to gwarantowany wynik - zależy od stanu danych wyjściowych - ale ten wzorzec pojawia się regularnie.
- Obserwacja powtarzająca się u klientów z sektora finansowegoRozmowy z audytorami
Kilku klientów opisało, że audyty wewnętrzne zaczęły wyglądać inaczej - nie dlatego, że system coś ukrywa, ale dlatego, że dokumentacja jest dostępna natychmiast i w jednym miejscu. Audytorzy zadają inne pytania, gdy dane są przejrzyste.
- Wzorzec z sektora ochrony zdrowia i administracjiOdpowiedzialność za dane
Zautomatyzowany system ujawnia, gdzie dane są niespójne między działami. Dla niektórych klientów to było niekomfortowe odkrycie - ale też pierwszy moment, kiedy mogli naprawdę zidentyfikować źródło problemów raportowych.
- Wzorzec z sektora produkcji i logistykiStosunek do zmian regulacyjnych
Gdy przepisy się zmieniają, organizacje z działającym systemem raportowania dostosowują się szybciej - bo wiedzą dokładnie, które dane zbierają i skąd. Brak tej wiedzy to największy koszt przy każdej zmianie regulacyjnej.
- Obserwacja powtarzająca się niezależnie od sektoraSkala, która
powtarza się
Liczby poniżej nie są marketingowymi celami - to dane z wdrożeń, które faktycznie zakończyły się i działają. Każda z tych sytuacji miała inne dane wejściowe i inny sektor regulacyjny.
Zakończonych wdrożeń
W organizacjach od 12 do ponad 800 pracowników, w różnych sektorach regulacyjnych.
Typów regulacji
Od wymogów KNF i GUS po standardy branżowe w ochronie zdrowia i przemyśle.
Kontynuacja po roku
Odsetek klientów, którzy po 12 miesiącach przedłużają współpracę lub rozszerzają zakres systemu.
Tygodni do pierwszego raportu
Typowy czas od pierwszego spotkania do momentu, gdy system generuje pierwszy kompletny raport testowy.
Problemy, które zostały rozwiązane
Poniżej trzy rzeczywiste przypadki - z opisem sytuacji wyjściowej i tym, co się zmieniło. Żaden z nich nie był prosty i żaden nie zakończył się natychmiast.
Renata Czajkowska
Dyrektor finansowa, firma leasingowa, WrocławSytuacja
Firma generowała raporty dla KNF ręcznie, łącząc dane z trzech systemów księgowych. Każdy raport kwartalny wymagał 4–5 dni pracy dwóch analityków i zawierał błędy wymagające korekty po złożeniu.
Co się zmieniło
Po 8 tygodniach konfiguracji system zaczął generować raporty automatycznie z jednego zunifikowanego źródła. Ostatnia korekta po złożeniu miała miejsce w pierwszym kwartale po wdrożeniu - od tego czasu raporty przechodzą bez uwag.
Tomasz Bielawski
Kierownik ds. jakości, zakład produkcyjny, ŁódźSytuacja
Zakład podlegał audytom środowiskowym co 6 miesięcy. Dokumentacja była przechowywana w folderach sieciowych bez struktury - każdy audyt poprzedzały dwa tygodnie zbierania i porządkowania dokumentów.
Co się zmieniło
System zaczął zbierać dane środowiskowe automatycznie z czujników i systemów produkcyjnych. Pierwszy audyt po wdrożeniu trwał o połowę krócej - audytorzy mieli dostęp do danych historycznych w czasie rzeczywistym.
Agnieszka Wrotek
Pełnomocnik ds. ochrony danych, szpital powiatowy, RadomSytuacja
Placówka miała obowiązek raportowania incydentów bezpieczeństwa do UODO w określonych terminach. Brak centralnego rejestru powodował, że terminy były przekraczane - a każde opóźnienie wymagało dodatkowego wyjaśnienia.
Co się zmieniło
Wdrożono centralny rejestr z automatycznym śledzeniem terminów i powiadomieniami. W ciągu 12 miesięcy od uruchomienia żaden termin raportowania nie został przekroczony - co było pierwszym takim wynikiem w historii placówki.